プライバシーポリシー

1. 個人情報の定義

本ポリシーにおける「個人情報」とは、個人情報保護法第 2 条第 1 項に定義される個人情報を指し、生存する個人に関する情報のうち、氏名・生年月日・連絡先・所属その他の記述等により特定の個人を識別できるもの、または個人識別符号を含むものをいいます。

2. 取得する情報

当社は、本サイトおよびサービスの提供にあたり、以下の情報を取得します。

• アクセス情報: 本サイトでは Google Analytics 4 を用いて、訪問数・閲覧ページ・流入元・デバイス種別・IP アドレス・ブラウザ情報等を Cookie 経由で取得します。
• お問い合わせ情報: 本サイトのお問い合わせフォーム、または info@rond.co.jp 宛のメールでお寄せいただいた情報（施設・団体名・お名前・メールアドレス・ご相談内容等）。お問い合わせフォームからの送信内容は当社宛てのメールとしてお届けし、本サービスのデータベースには保存しません。また、短時間の連続送信を防ぐため、送信時に送信元の IP アドレスを利用し、不正な送信と判断した場合はその IP アドレスをアクセスログに記録することがあります。
• サービス利用情報（管理ダッシュボード）: 運営者・会員・非会員のプロフィール（所属先を含む）、参加プロジェクト、活動報告、会員・非会員の面談記録、興味タグ、ワークスペースロゴ・プロジェクトおよびイベント・事例のサムネイルとして管理者がアップロードした画像（肖像情報を含む場合あり）等、サービス提供に必要な範囲の情報。
• 事例（共創事例）の掲載内容: ワークスペース管理者が施設ページに掲載するために作成した記事の本文・要約・サムネイル画像。記事には、管理者が掲載の許諾を得たうえで記載した第三者（連携先の企業・団体の名称、個人の氏名・肖像等）の情報が含まれる場合があります。公開設定にした記事は、当該ワークスペースの施設ページで誰でも閲覧できる状態になります。記載された方からの削除のご要望は下記の問い合わせ先で承り、確認のうえ速やかに非公開または削除します。
• 通知先メールアドレス: ワークスペース管理者が、フォームへの回答到着をお知らせするために設定するメールアドレス。お知らせのメールには回答者の氏名・メールアドレス・回答内容は含まれません。
• フォームの回答情報: 当社が運営するワークスペースが公開するフォームへの回答時にご入力いただくメールアドレス・お名前・ふりがな・回答内容。回答にアカウントの作成やサインインは必要ありません。ご入力いただいたメールアドレスが当該ワークスペースの会員として登録済みのものと一致する場合、回答は当該会員の回答として記録されます。一致しない場合、これらの情報はワークスペース内の非会員の連絡先として登録・更新されることがあります。フォームに同意確認の設問が含まれる場合、同意の有無は回答の一部として記録され、同意した事実の記録として保管されます。また、回答内容の控えのメールが短時間に大量に送信されるのを防ぐため、送信時に送信元の IP アドレスを利用します（回答とあわせてデータベースに保存することはありません）。
• ワークスペース管理者が取り込む申込情報: 当社が運営するワークスペースが本サービスの外部で受け付けた申込について、管理者が CSV ファイルで取り込むメールアドレス・お名前・ふりがな・申込内容。取り込んだ方は、当該ワークスペースの会員または非会員として登録されます。
• フォームの回答に添付された画像: フォームに画像を提出する設問が含まれる場合に、回答者がアップロードした画像。顔写真・領収書など、その内容によっては機微な情報を含むことがあります。画像の提出にアカウントの作成やサインインは必要なく、フォームの URL をお持ちの方であればどなたでもご提出いただけます。提出された画像は一般には公開せず、当該ワークスペースの管理者のみが確認します。

当社は、病歴・障害・信条・犯罪歴など個人情報保護法第 2 条第 3 項に定める要配慮個人情報、およびマイナンバー（個人番号）を、フォームの設問として求めることはありません。診断書・障害者手帳・マイナンバーカードの画像なども同様です。回答者の皆様におかれましても、これらの情報を回答欄や画像に含めないようお願いいたします。万一これらの情報が提出されたことを当社が確認した場合は、当該回答および画像を速やかに削除します。

3. 利用目的

• 本サービスおよび本サイトの提供・改善・運営、利用状況の分析
• お問い合わせへの対応、ご案内
• お問い合わせフォームへの自動化された送信・短時間の連続送信の防止、およびフォームの回答内容の控えのメールが短時間に大量に送信されることの防止
• 会員のプロフィール・興味タグ・フォームの回答・面談記録をベクトル化した意味的な検索による、会員間のマッチングの支援およびワークスペース管理者による会員の検索（検索および推論の結果は第三者に提供しません）
• 当社からのお知らせ・重要な通知の連絡
• 回答内容の控えの回答者ご本人への送付（ご入力いただいたメールアドレス宛てに、送信された回答内容を記載したメールを 1 通お送りします。ご自身の回答をお手元で確認いただくため、および心当たりのない回答が送信された場合にお気づきいただくためです。添付画像は、アップロードされた件数のみを記載し、画像そのものおよびその所在を示す URL はメール本文に含めません。短時間に多数の送信があった場合は、回答内容を記載せず受け付けた事実のみをお知らせします）
• フォームへの回答到着など、サービス上の出来事のワークスペース管理者への通知
• フォームの回答内容および添付画像の確認（回答の集計・確認は、当該ワークスペースの管理者のみが行います）
• ワークスペースの会員および非会員の名簿の管理
• ワークスペース管理者が作成した事例（共創事例）の記事の、当該ワークスペースの施設ページでの公開
• ワークスペース管理者が設定したイベントの主催者およびプロジェクトの責任者の氏名・プロフィール画像の、当該ワークスペースの施設ページでの公開

4. 第三者提供

当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人情報を提供しません。

• 法令に基づく開示請求があった場合
• 人の生命・身体・財産の保護のために必要で本人の同意を得ることが困難な場合
• 事業の承継に伴って個人情報を承継する場合

5. 委託先・共同利用

当社は、サービス提供に必要な範囲で以下の外部サービスを利用しています。各事業者の規約・プライバシーポリシーに基づき適切に管理します。

• Amazon Web Services, Inc.（サーバ・データベース基盤、メール配信、意味的な検索に用いるベクトルの生成）
• Google LLC（Google Analytics 4 によるアクセス解析）

6. 海外への移転

上記委託先のサーバが日本国外に所在する場合、個人情報は当該国（米国等）に移転される可能性があります。各事業者は当該国の法令に基づいて適切な安全管理措置を講じています。Google のプライバシーポリシーはこちら、AWS のプライバシー通知はこちらをご確認ください。

7. Cookie の利用

本サイトは Google Analytics 4 が発行する Cookie を使用してアクセス情報を取得します。これらの Cookie はお使いのブラウザの設定で無効化でき、無効化した場合でも公開情報の閲覧はご利用いただけます。

また、施設運営者向けの管理ダッシュボード（dashboard.smartea.cafe）へのサインインのため、認証・セッション維持・セキュリティ（CSRF 対策）に必要な Cookie を使用します。これらはサービスの提供に不可欠な Cookie であり、無効化すると管理ダッシュボードをご利用いただけません。これらの Cookie に認証情報以外の個人情報は含めず、第三者の広告・トラッキング目的には使用しません。なお、これらの Cookie は smartea.cafe およびそのサブドメイン全体を対象として発行されるため、サインアウト時にはすべてのサブドメインで一括して無効化されます。フォームへの回答に、これらの Cookie は必要ありません。

8. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい・滅失・毀損を防ぐため、以下の措置を講じます。

• 通信の暗号化（TLS）
• データベース単位での Row Level Security によるワークスペース間のデータ分離
• アクセス権限の最小化、認証情報の安全な管理
• 定期的なバックアップとアクセスログの監視
• フォームの回答に添付された画像は一般に公開せず、当該ワークスペースの管理者が閲覧する時点で権限を確認したうえで、有効期限付きの一時 URL を発行して表示します

9. 保存期間

個人情報は、利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた期間保有します。サービスの解約後、ご本人からの削除要請があった場合は、合理的な期間内に削除します（法令上の保管義務がある場合を除く）。

フォームの回答に添付された画像は、当該回答またはフォーム自体が削除された時点で、当社のストレージからも削除されます。フォームの回答を送信せずに操作を中断された場合、アップロードされた画像は回答として保存されないまま一時領域に置かれますが、遅くとも 2 日以内に自動的に削除されます。この一時領域の画像は、ワークスペース管理者を含め、閲覧することはできません。

10. 開示請求等への対応

ご自身の個人情報の開示・訂正・削除・利用停止・第三者提供の停止のご要望は、下記の問い合わせ先までご連絡ください。本人確認のうえ、合理的な期間内に対応します。

11. 事業者情報・お問い合わせ

名称

株式会社 Rond

代表取締役

豊永 悠馬

所在地

〒107-0062 東京都港区南青山2-2-15 Win Aoyamaビル UCF 6階

連絡先

info@rond.co.jp

12. ポリシーの変更

本ポリシーは法令の改正・本サービスの内容変更等により予告なく改定されることがあります。改定後は本ページに掲載した時点から効力を生じます。